Les conservations des hypothèques, au nombre de 354 sur l'ensemble du territoire national, ont pour principale mission de tenir à jour le fichier foncier de leur ressort géographique.

L'activité de mise à jour du fichier est schématiquement consacrée, pour les deux tiers, à la publication des actes (suite à mutation à titre onéreux et gratuit) et, pour le tiers, restant aux inscriptions hypothécaires.

Concernant l'Alsace-Lorraine, cette région a un autre corps chargé de la publicité foncière, nommé le Livre foncier. Pour les départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle, il convient de s'adresser à l'un des quarante-six services du Livre foncier.

Le fichier foncier recense l'ensemble des propriétés bâties et non bâties, leurs propriétaires et leur situation hypothécaire. Les informations disponibles aujourd'hui remontent jusqu'en 1955. Toute mutation à titre onéreux ou gratuit d'immeuble est enregistrée dans le fichier.

Jusqu'à l'implantation de l'application FIDJI, ce fichier se présentait sous la forme de fiches manuscrites, soit urbaines, classées par commune puis par référence cadastrale (section du plan, numéro de lot), soit rurales, classées par propriétaire.

L'implantation de l'application informatique FIDJI a réellement démarré dans les conservation en 1999. La dématérialisation du fichier foncier a consisté d'une part à scanner l'ensemble des fiches rurales et urbaines pour les rendre consultables à l'écran. Ce fichier passif est appelé "base d'images associées" (BIA).

D'autre part, tous les actes nouveaux arrivant à la conservation, au lieu d'être inscrits sur les anciens supports papier ont été directement saisis dans l'application FIDJI. La nouvelle base de données, encore appelée "flux FIDJI", se constitue ainsi progressivement, au fur et à mesure de la saisie de nouvelles formalités. Cette information nouvelle est active : la base de données peut être interrogée en utilisant les différentes clefs d'entrée que sont la référence cadastrale du bien, le nom du propriétaire, les références de l'étude notariale, le type de formalité…

C'est grâce à cet outil que l'analyse développée par la mission sur la pratique des inscriptions hypothécaires a pu être conduite.

Pour connaître la situation hypothécaire d'un bien, il est maintenant nécessaire de consulter indépendamment les deux sources, d'une part la BIA pour avoir une image de la situation au moment où le fichier a été scanné et, d'autre part, FIDJI, pour recenser ce qui a été inscrit depuis l'informatisation du fichier. Ces consultations demandent une intervention manuelle,

les liens entre la BIA et le flux FIDJI étant ténus. Cet inconvénient devrait disparaître progressivement, mais néanmoins lentement. Plus le flux va gagner en ancienneté, moins le besoin d'accéder à la BIA se fera ressentir.